各学院、相关项目负责人：

根据省基金办及相关项目管理办法要求,为做好学校2023年省自科基金项目结题验收工作，现将相关工作安排如下：

一、结题对象

2023年年底到期的省自科基金项目（详见附件1）。

结题验收分两批集中开展，第一批项目结题验收工作计划于7月前完成，第二批项目结题验收工作计划于12月前完成。其中，省自科基金杰青项目、优青项目、联合基金项目需进行会议验收(将按照项目任务书规定的目标开展验收，请关注后续相关通知)，请于第二批申请结题验收;面上项目、青年项目为书面验收,可根据项目研究期限及进展自行选择结题批次。

二、结题流程

1、项目负责人参考项目结题报告(附件2)及科技报告模板(附件3),做好项目结题验收工作准备。项目在湖南省科技管理信息系统公共服务平台（2023年访问地址更新为：http://kjgl.kjt.hunan.gov.cn，以下简称“系统”）中被调整为待验收状态后（执行期满前6个月开放填报），项目负责人登录系统，根据系统要求填写提交结题验收材料以及科技报告。如忘记账号密码且无法自行找回，可以联系科技处项目科发送重置密码邮件。

2、科技处于系统审核结题材料，并推荐符合要求的项目申请结题验收。项目负责人关注系统状态,如结题材料退回修改,及时修改后重新提交。

3、待结题验收材料通过科技厅审核后（项目状态为“科技厅已核定”），项目负责人从系统导出带数字水印的结题材料，打印提交至科技处。结题材料包括结题报告、项目立项合同和系统提交的相关佐证材料，按顺序简装成册（A4纸，双面打/复印，签字盖章页为原件）。

三、注意事项

1、结题简况表中勾选符合条件的结题方式后，需将相关佐证材料（专利证书、高级别项目盖章件批文等证明材料、论文首页标注页、《SCI》《EI》《CPCI》收录检索证明、科学技术奖励证书等相关材料）作为附件上传系统。佐证材料建议以“目录（如涉及多类则添加）+清单+具体佐证”形式整理提供。

2、“人才培养及学术交流”中如有培养研究生，请将所培养研究生毕业论文封面（限指导老师为项目负责人）及毕业证书，或研究生院或教务处盖章的人才培养清单作为附件上传系统。

3、项目负责人根据项目已有经费支出，填写经费决算表（累计支出数与简况表支出金额应数据一致，请注意结余数不能为负数），签字后到财务处支出科（一楼报账大厅）审核并签字盖章，再到审计处、科技处办理签字盖章，再将扫描件上传至系统附件。

若有经费调整，请将经费调整申请表作为附件合并上传。联合基金项目系统填写决算表时，将财政经费填在“预算调整数”一栏，在附件决算表如实填报说明经费信息。省杰青项目、优青项目需提供经费使用凭证：经费明细帐（加盖财务部门公章）；经费使用凭证：需提供单笔1万元(含)以上开支的记账凭证及原始单据，若支出科目无1万元以上的开支，则需提供每个支出科目金额最大的前3笔开支凭证（原始单据包括审批手续、供货合同或协议，设备或物资明细，发票、银行汇款单、入库或物流单等）。

4、项目负责人不得将非本人或非参与者所取得的研究成果，以及与受资助项目无关的研究成果录入系统。未标注“湖南省自然科学基金资助”及项目编号的论文不能作为项目结题成果，尚未正式发表的文章不能作为结题成果列入。请用在学术论文中“湖南省自然科学基金资助”及项目编号处作好醒目标识。《SCI》、《EI》、《CPCI》收录论文还需提供检索证明。

5、“项目研究工作总结”需项目负责人签字；“依托单位学术委员会对项目完成质量、学术水平的评价”需填写专家评价意见（可参考附件2，要求至少有三名省内高级职称小同行的专家签字，项目组成员不能作为专家）。专家验收评审由学院统一组织，专家验收意见同时经学院学术委员会负责人同意并签字，由科技处统一审核原件办理盖章后，再扫描上传系统。

6、根据国务院办公厅转发科技部《关于加快建立国家科技报告制度的指导意见》和湖南省科技报告制度相关要求，财政性资金资助的科技项目必须呈交科技报告（通用模板见附件3）。2018年之后（含2018年度）立项项目直接在湖南省科技管理信息系统公共服务平台提交科技报告。提交科技报告后，需关注科技报告审核状态，科技报告通过审核（工作进度为“审核通过”），项目才能通过验收。注册登录湖南科技报告共享服务系统：http://www.hnstrs.cn/，可查看已经共享的科技报告。

7、项目负责人应对提交的结题报告、科技报告和研究成果附件等材料的真实性、完整性、合规性负责。所有需签字盖章的材料，都需上传签字盖章彩色扫描件。

8、根据《湖南省科技创新计划项目验收管理工作规范》（附件4），项目需要延期的，原则上项目负责人应于项目执行期满前3个月内于科管系统提出延期申请，由学校审核后报科技厅审批。项目延期一般只能申请一次，延期时间不超过一年。

9、如项目需申请延期或提前验收，均需办理重大事项变更，需填写提交《关于省科技创新计划项目重大事项变更申请的函》（附件6），同时需于系统办理重大事项变更流程。

10、根据《湖南省自然科学基金项目管理办法》（附件5），省自然科学基金项目实行限项申请，如计划申请2024年度省自然科学基金项目，请于第一批完成项目结题验收工作。

四、时间安排

1、2023年6月27日前，请学院反馈参加第一批结题验收工作的项目清单，组织做好专家验收评审工作，将申请结题验收项目研究工作总结的签字盖章页（原件）交科技处，科技处统一办理盖章后返回，由负责人扫描上传系统；

2、2023年7月7日前，请参加第一批结题验收工作的项目负责人于系统提交结题材料。

3、2023年10月10日前，请学院反馈需申请延期验收的项目清单及变更申请材料（附件6），到科技处办理盖章后，于系统提交延期申请。

4、2023年12月8日前，请学院统一将第二批申请结题验收项目研究工作总结的签字盖章页（原件）交科技处，科技处统一办理盖章后返回，由负责人扫描上传系统。

5、2023年12月15日前，请参加第二批结题验收工作的项目负责人于系统提交结题材料。

6、结题验收材料通过科技厅审核后（另行通知)，项目负责人提交一式一份纸质结题材料至学院，由学院统一将项目结题材料交科技处416办公室。

五、联系人

科技处项目科：孙  燕、陈建佳0731-58292064 k-jh@xtu.edu.cn

附件：

1、2023年省自科基金结题验收项目清单

2、专家意见参考模板

3、科技报告通用模板（2020年）

4、《湖南省科技创新计划项目验收管理工作规范》(湘科计〔2020〕29号)

5、《湖南省自然科学基金项目管理办法》（湘科发〔2020〕126号）

6、《关于省科技创新计划项目重大事项变更申请的函》（申请延期结题填写）

科技处

2023年5月24日