各相关单位、项目负责人：

根据省基金办及相关项目管理办法要求（详见附件1）,为做好学校2024年省自科基金项目结题验收工作，现将相关工作安排如下：

一、结题对象

2024年年底到期的省自科基金项目（附件2）。

结题验收分两批集中开展，第一批项目结题验收工作计划于7月前完成，第二批项目结题验收工作计划于12月前完成。其中，省自科基金杰青项目、优青项目、部分联合基金项目需进行会议验收(请关注后续相关通知)，请于第二批申请结题验收;面上项目、青年项目为书面验收,可根据项目研究期限及进展自行选择结题批次。

二、结题流程

1、项目逾期未结题，将按照程序纳入科研诚信管理。请项目负责人认真阅读相关管理办法，对照任务书考核指标以及相关验收条件,做好结题各项工作。

项目负责人登录湖南省科技管理信息系统公共服务平台（http://kjgl.kjt.hunan.gov.cn，以下简称“系统”;如忘记账号密码且无法自行找回，可以联系科技处项目科发送重置密码邮件）,点击“填写验收申请”下“进入填写”,根据系统要求填写提交结题验收材料(系统模板文件详见附件3，请注意查看批注提醒)。在线提交材料后，项目负责人要关注系统状态,如结题材料退回修改,及时修改后重新提交。

注意面上项目、青年基金和联合基金项目负责人下载《湖南省自然科学基金验收工作清单》（详见附件3）填写相关信息，内容应与系统在线填写内容(主要是结题简况表部分)保持一致，交二级单位汇总审核盖章以后交至科技处。

项目负责人同时填写《湖南省自然科学基金项目结题验收汇总表》（附件4），发送电子版至所在二级单位审核汇总。

2、二级单位仔细审核项目负责人提交的全部验收材料，并组织专家验收评审（要求至少有三名省内高级职称小同行的专家签字，且项目组成员不能作为专家），在《项目研究工作总结》（详见附件3）中出具专家评价意见，同时经二级单位学术委员会负责人同意并签字后交科技处，科技处统一审核原件办理盖章后，再返回项目负责人扫描上传系统。

二级单位汇总审核《湖南省自然科学基金项目结题验收汇总表》（附件4），签字盖章以后交至科技处。

3、科技处根据二级单位审核盖章的《湖南省自然科学基金项目结题验收汇总表》（附件4），对面上项目、青年基金和联合基金项目，进行审核并公示（5个工作日），公示无异议后于系统提交验收材料。

4、科管系统工作进度为“科技厅已核定”7天后，负责人可自行在系统打印验收证明。项目负责人从系统导出带数字水印的结题材料，打印提交至科技处。结题材料包括结题报告、项目立项合同和系统提交的相关佐证材料，按顺序简装成册（A4纸，双面打/复印，签字盖章页为原件）。

三、注意事项

1、结题简况表中可以多选符合条件的结题方式，但务必将相关佐证材料（专利证书、高级别项目盖章件批文等证明材料、论文首页标注页、《SCI》《EI》《CPCI》收录检索证明、科学技术奖励证书等相关材料）作为附件上传系统。佐证材料建议以“目录（如涉及多类则添加）+清单+具体佐证”形式整理提供。

2、“人才培养及学术交流”中如项目执行期有培养研究生，请将所培养研究生毕业论文封面（限指导老师为项目负责人）及毕业证书，或研究生院或教务处盖章的人才培养清单作为附件上传系统。

3、项目负责人根据项目已有经费支出，填写经费决算表（注意检查：简况表支出金额的单位为“万元”，支出数据应与决算表保持一致；决算表的结余数不能为负数），签字后到财务处支出科（一楼报账大厅）审核并签字盖章，再到审计处、科技处办理签字盖章，再将扫描件上传至系统附件。

联合基金项目系统填写决算表时，将财政经费填在“预算调整数”一栏，在附件决算表如实填报说明经费信息。省杰青项目、优青项目需提供经费使用凭证：经费明细帐（财务系统导出，加盖财务部门公章）；经费使用凭证：各科目（如设备费、材料费等）的最大3笔财务凭证（记账凭证+原始凭证，原始单据包括审批手续、供货合同或协议，设备或物资明细，发票、银行汇款单、入库或物流单等）。

4、项目负责人不得将非本人或非参与者所取得的研究成果，以及与受资助项目无关的研究成果录入系统。未标注“湖南省自然科学基金资助”及项目编号的论文不能作为项目结题成果，尚未正式发表的文章不能作为结题成果列入。请用在学术论文中“湖南省自然科学基金资助”及项目编号处作好醒目标识。《SCI》、《EI》、《CPCI》收录论文还需提供检索证明。

5、“项目研究工作总结”需项目负责人签字；“依托单位学术委员会对项目完成质量、学术水平的评价”需填写专家评价意见（可参考附件3，要求至少有三名省内高级职称小同行的专家签字，项目组成员不能作为专家）。专家验收评审由二级单位统一组织，专家验收意见同时经二级单位学术委员会负责人同意并签字。

6、项目负责人应对提交的结题报告和研究成果附件等材料的真实性、完整性、合规性负责。本次验收无需提交科技报告，其他所有需签字盖章的材料，都需上传签字盖章彩色扫描件。

7、根据《湖南省科技创新计划项目验收管理工作规范》（湘科计〔2020〕29号），项目需要延期的，原则上项目负责人应于项目执行期满前3个月内于科管系统提出延期申请，由学校审核后报科技厅审批。项目延期一般只能申请一次，延期时间不超过一年。

8、如项目需申请延期或提前验收（提前验收项目须完成任务书的全部考核指标），均需办理重大事项变更，需填写提交《关于省科技创新计划项目重大事项变更申请的函》（附件5），同时需于系统办理重大事项变更流程，请提前联系科技处。

9、根据《湖南省自然科学基金项目管理办法》，省自然科学基金项目实行限项申请，如计划申请2025年度省自然科学基金项目，请于第一批完成项目结题验收工作。

四、时间安排

1、2024年12月11日前，请参加第二批结题验收工作的项目负责人到财务处支出科（一楼报账大厅）办理经费决算。

2、请二级单位组织做好专家验收评审工作，分别于2024年7月16日、12月18日前，反馈参加第一批、第二批《2024年度湖南省自然科学基金项目结题验收汇总表》（签字盖章），同时将验收项目《湖南省自然科学基金项目验收审核工作清单》、《项目研究工作总结》的签字盖章页（原件）交科技处，科技处统一办理盖章后返回，由负责人扫描上传系统。

3、2024年7月18日前，请参加第一批结题验收工作的项目负责人于系统提交结题材料。

4、2024年12月11日前，请二级单位反馈需申请延期验收的项目清单及变更申请材料（附件5），到科技处办理盖章后，于系统提交延期申请。

5、2024年12月20日前，请参加第二批结题验收工作的项目负责人于系统提交结题材料。

6、科技处将统一进行验收公示，请务必按以上时间节点提交验收材料。结题验收材料通过科技厅审核后（另行通知)，项目负责人提交一式一份纸质结题材料至二级单位，由二级单位统一将项目结题材料交科技处416办公室。

五、联系人

科技处项目科：白艳松：0731-58298034

            孙  燕：0731-58292064

                     （邮箱：k-jh@xtu.edu.cn）

附件：

1. 相关管理办法

2. 2024年省自科基金结题验收项目清单

3. 省基金验收系统模板文件

4. XXX单位2024年度湖南省自然科学基金项目结题验收汇总表

5.《关于省科技创新计划项目重大事项变更申请的函》（申请延期结题填写）

科技处

2024年7月6日